明尼苏达州董事会政策/程序.19.3: All in-状态 旅行 和 的 incurrence of related expenses must receive oral prior approval 和 所有州外旅行都需要事先书面批准 由一名雇员授权批准州外旅行. 书面授权在当地保留以供审计之用. 参见Minnesota State 董事会政策5.19.

虽然州内旅行只需要直接主管的口头批准, 当学术职责和责任需要调整或在与工作相关的校外旅行时，学术管理和教学人员也需要工作修改请求. 的 Work Revision Request form is now a section of this new 旅行授权 form.

• 明尼苏达州的管理 & 旅行预算授权表格，
• 申请批准特殊费用表的国际旅行部分
• 工作修订申请表格，
• Documentation of non-employee accompanying during 旅行 as per 明尼苏达州董事会政策.19,
• 校长办公室差旅费用报销外部来源批准表格.

至少在出发前10个工作日将旅行授权表提交给你的主管，以便在旅行开始前获得批准签名. Out-of-状态 旅行 requests require signature of supervisor 和 Dean or appropriate Vice President. International 旅行 requires Supervisor, Dean, Vice President/Provost 和 President signatures.

在获得适当的签名后, 旅行授权表格将退还给个人申请人. 在报销文件中应附上事先批准的已签名并注明日期的旅行授权表. Out-of-状态 和 international 旅行 expenses will not be reimbursed without written approval prior to 旅行.

If you are 旅行ing for a University Study Abroad Program 和 you plan to have a non-employee(s) accompany you, an agreement 和 release must be signed 和 filed with 的 Center for International Studies (CIS). 成年非雇员应填写 同伴的形式. If 的 non-employee is a dependent under 的 age of 18, 的 faculty/staff shall complete 的 未成年儿童表格. 这些放行表格不需要与旅行授权表格一起发送，但必须在出发前的任何时候提交给移民局.

根据 明尼苏达州关于驾照和记录检查的政策 和 明尼苏达州董事会政策.19.3.1 所有教师, 教职员或学生, 驾驶任何车辆参加学校相关活动, 应注意遵守适用的法律:不与非活跃人士驾驶, 取消了, suspended or revoked license; maintaining appropriate liability insurance; refraining from driving while distracted or under 的 influence of alcohol or drugs; abiding by any applicable license restrictions; 和 driving lawfully 和 courteously.

所有教师, staff 和 students must receive Minnesota State authorization before driving for any university-related activities. Additional information regarding 的 process of requesting this authorization can be found on 公共安全、停车和交通 网页. 所有教师, 教职员或学生 driving on 状态 business are required to complete 的 online 车辆用户协议.

雇员们必须报销实际的餐费, 但报销, 包括小费, 不能超过最高限额. 超过这些上限的膳食需要提交一份 特殊费用表 在活动开始之前. 看到 特殊费用 section.

标准利率

以下膳食津贴费率适用于所有议价单位.

高成本地区还包括美国本土以外的任何地区.

资格

Meal reimbursement is allowed when 的 employee is in 旅行 status 35 or more miles from his/her workstation.

• 早餐只有在早上6点前出发时才报销.m.
• 的 lunch meal is reimbursed only when 的 employee is in 旅行 status through 的 normal lunch period.
• 晚餐只有在晚上7点以后旅行结束时才报销.m.
• 所有餐费报销申请必须注明出发和返回的时间.

当学校支付商业交通费或会议注册费，并将餐费作为旅行或会议的一部分时, 雇员没有资格报销同一顿饭.

专业发展基金收费(PDF

MSUAASF的PDF基金有特殊费率. 根据MSUAASF合同第15条A款，子d. 3; "reimbursement rates for meals 和 incidentals 和 lodging under this section shall be determined by 的 U.S. 总务管理局(GSA)为美国大陆.S. 旅行 到那时 U.S. 美国国防部(DoD)在美国大陆以外的旅行.S.包括阿拉斯加和夏威夷.“不包括在专业学习和旅行经费内的餐费、杂费和Lodging费将按照MSUAASF合同第14条的规定报销, 一个节.

Please utilize 的 links to GSA 和 DoD for 的 rates applicable to 的 locati在一个nd month of 旅行. 由于PDF资金和部门资金之间的报销率不同, 不允许在成本中心之间进行后续的支出更正.

显示房价及税项的Lodging收据正本 是必需的 申请发还Lodging费用.

最高Lodging津贴

的re is no rate schedule for non-PDF funds, 但报销 is limited to 的 single room rate. 预订时询问政府价格.

分享Lodging

每个员工可以申请一半的Lodging费. You will not be reimbursed for expenses incurred by ano的r employee even if you did in fact pay for his/her share. 每个员工都必须在自己的费用报告上提交自己的费用，并附上收据作为支付的证据.

随行的配偶

当配偶陪同雇员过夜旅行时，明尼苏达州允许按单身费率报销. 员工应在收据上证明单一税率.

St. Cloud State与Enterprise-Rent-A-Car合作，满足其车辆出行需求. 该协议为授权的大学员工和授权的学生员工提供实地考察的车辆, 会议, 以及其他官方的国家事务.

St. 云州公共安全管理旅行/车辆租赁流程. Information on how to reserve a vehicle can be found on 的 Parking 和 Transportation 旅行/车辆租赁程序 网页.

公务用车报销

如果您选择使用您的个人车辆为国家的业务报销率按国家谈判协议和补偿计划如下. Trips crossing calendar years will require 的 use of two rates to determine 的 reimbursement amount.

• 60.0¢ 从2024年1月1日开始
• 58.5¢ 2024年1月1日之前

里程按最直达路线支付. 该金额应列在员工费用报告的“旅行里程”项下. 附近驾驶应列在“本地里程”一栏下. 对于跨越里程费率变化的旅行，必须使用两种费率.

企业租车公司(Enterprise Rent-A-Car)表示，他们应该总是有车辆可用. 在不太可能的情况下，如要求企业租用一辆汽车，但无法获得，个人车辆的里程偿还率将按美国国税局的标准费率计算, 哪一个比上面列出的利率高7美分. 为了获得更高的报销率，请在您的差旅报销申请中附上企业租车公司出具的书面声明，说明您已要求租车，但没有车可用. 较高的报销率只适用于州内旅行. 所有州外旅行将使用上面列出的较低费率.

允许个人车辆出州旅行. 使用此选项的员工必须在其费用报告中包括旅行前至少两周的机票报价. Your expenses by personal vehicle cannot exceed this quote 和 you will be reimbursed 的 lesser of 的 two amounts. All out-of-状态 mileage calculations are based on 的 lesser mileage rate as noted above.

租车报销

旅行时租车的费用可以报销, 但是你的报销单上必须附一份“理由说明”. 你必须证明公共交通更贵或者不方便.

Reimbursement for airfare is limited to 的 lowest round-trip airfare available on 的 day 的 trip request was 批准d.

购买机票

员工可以在Bursch Travel向大学收取机票费用. 等旅行社安排好了就去, 员工应让其所在部门提交一份 内部征用 (形式我.R. 1400)到商务服务部付款.

与国内旅行相同的费用需要收据. 索赔应转换为美元.S. 以旅行发生时的有效汇率计算的美元.

• 旅费/货币换算计算器

Employees must not 旅行 to countries for which a 旅行 advisory has been issued by 的 United States Department of State.

• 检查 旅行警告

特殊费用包括但不限于:

1. 超过最高限额的膳食.
2. 在工作站35英里范围内用餐.
3. 会议费用超过1 000美元.00.
4. 在工作站35英里内Lodging.
5. 茶点(咖啡、茶或软饮料)

要求报销特殊费用的员工必须申请批准 提前 在一个 申请支付特别费用表格 (多克斯). 将表格提交给业务服务总监.

所有特殊费用都需要收据.

明尼苏达州员工费用报告和内部旅行申请单已合并为一个表格, 的 差旅费用报表 (多克斯).

This form is designed to be completed by 的 person making 的 claim for reimbursement. 必须得到员工的授权, 主管, 确定成本中心的负责人. 旅行的学生也应该使用同样的表格.

• Original receipts are required for all expenses except mileage, meals, parking under $10.00.
• 取消支票或信用卡收据/对账单不接受作为收据.

在财政年度结束时，所有差旅费用报告必须按照规定的截止日期(通常是7月10日)在商务服务部收到，否则将被记入下一个财政年度.

报销/预支款项包括在雇员的薪水中. Because 的y follow 的 payroll cycle, please allow three to four weeks for processing.

每位员工只报销他/她自己的费用.

美国国税局(IRS)要求员工在费用发生后60天内提交报销. 如未在60天内提交, 偿还对联邦政府征税, 状态, FICA 和 Medicare; 和 withholding tax must be taken.

如果你预期的可报销费用超过50美元.你可以要求预付短期旅费. 预支金额不应包括任何将直接帐单的费用. 一个雇员在任何时候只能有一笔未付垫款.

申请提前旅行

要申请预支旅费，请提交一份填妥的表格 差旅费用报表 (多克斯) with an estimate of expenses to 业务服务 at least three to four weeks prior to departure.

预付旅费

旅行结束后，并在返回后五天内提交第二份 差旅费用报表 (多克斯)表明实际费用，并附有适当的收据. 任何超额的预付款都将从员工的工资中扣除. A Travel Advance not settled within 28 days of 的 return date will be deducted from 的 employee's paycheck.

一个圣. 具有旅行功能的Cloud State信用卡适用于持续需要因大学业务出差的员工. 它提供了一种方便和安全的方式来支付商业费用，如机票, 酒店, 汽车租赁, or conference registrations without needing to request a cash advance or use personal funds.

定义
持卡人是以其名义发卡的国家雇员. 的 Program Administrator is 的 employee in 的 业务服务 office responsible for issuing cards, 审计报表, 并回应持卡人的询问.

旅行卡政策

请求产生特殊费用

每 明尼苏达州董事会政策7.3、程序7.3.3, 第6部分, subpart B; prior approval must be obtained through 的 use of a special expense form in order to charge any 旅行 related purchases to a 状态 credit card. A blanket approval for an extended time range is allowable, not to exceed one fiscal year. 全面批准将只包括在子部分B中特别列出的采购. 在发生任何与旅行相关的信用卡费用之前，必须在商务服务部存档适当批准的特殊费用表. 批准用州信用卡支付旅行相关费用不符合州外旅行的书面批准要求.

信用卡使用指引

• Visa旅游信用卡仅供大学商务旅行之用，不得用于个人交易.
• 此卡仅可用于《博彩网站推荐》允许的非应税费用. 博彩平台大全，明尼苏达州和明尼苏达州的旅行政策.
• Any expense requiring an additional request to incur special expense form must have 的 form 批准d prior to 的 charge.
• 的 following types of business/旅行 expenses may NOT be charged 在一个 状态 credit card:
  • 餐*
  • 私人电话
  • 与酒店Lodging无关的网络连接费用
  • 购买个人车辆的燃料
  • 现金垫款
  • 搬迁费用
• 职业发展成本中心卡只能用于根据集体谈判协议和员工职业发展计划允许的非应税费用.

* Not applicable to athletic team or o的r student group activity when specifically authorized.

It is 的 Cardholder’s responsibility to safeguard 的 旅行 credit card 和 account number.

Failure to comply with policies 和 程序 will result in deactivation of 的 credit card.

旅行卡手续

申请旅游信用卡

St. 博彩平台大全的员工可以通过联系124行政服务的项目管理员申请旅行信用卡. 申请人须于发证前参加培训课程. A signature is required acknowledging that 的 applicant has read 和 underst和s 的 旅行 card policies 和 程序. A 授权表格 是否需要授权持卡人对学校负责. 

收据

当信用卡交易完成时, 持卡人有责任取得明细收据.

月结单

A 状态ment will be available to 的 Cardholder on 的 US Bank website by 的 6th of each month. 对账单将显示所有已入账的交易. 持卡人有责任核实声明的正确性.

1. 通过比较收据和对账单来核实每笔交易.
2. 以电子方式附于声明内:
   • 收据正本逐项整理.
   • 任何额外的预先批准的特殊费用表格.
   • 州外旅行授权表(如适用).
3. 批准该声明以证明其准确性.
4. 适当的主管/负责人必须以与批准员工费用报告相同的方式审查和批准报表.
5. 持卡人有责任在每月10号之前在美国银行网站上提交对账单和收据.
6. It is 的 Cardholder’s responsibility to arrange for submission of 的 状态ments on time in case of absence.

就业状况的改变

如持卡人即将离校, 他/她必须将旅行信用卡交给项目管理员. Any outst和ing charge receipts should be submitted to his/her approving supervisor to review, 批准, 并提交下一份声明.

旅游卡联系人

如需报失或被盗卡，或对收费有异议，请致电美国银行 (800) 344-5696 (24小时).

报告持卡人资料的任何更改, 询问有关政策的问题, 程序, or to inquire about 状态ments call 的 Program Administrator during business hours at (320) 308-4005.

员工代表大学购买的物品，如果事先得到相关负责人的批准，可获得报销. 在报销账户负责人的批准下，5000美元以下的采购有资格报销给员工. 销售税不能从除代理账户以外的任何账户中报销.

如需报销业务费用，请提交一份完整的 申请付款表格(PR1400) 在AS122中连同原始收据一起提交给业务服务.