现金处理政策
这份文件确立了圣. 博彩平台大全(“SCSU”)有关处理和处理现金和现金等价物的政策和程序. 其目的是确保这些SCSU资产受到保护, 准确地处理, 并进行适当的报道.
在现金和现金等价物的收集和核算方面，必须遵守某些基本的内部控制原则. 这些基本原则讨论如下:
Objectives
Objectives
问责制
- 确保处理和/或处理现金和现金等价物的SCSU员工能够履行其职责.
- 当以下三个方面得到解决时，就存在问责制:
- 知道谁已经或曾经接触过, 以及他/她为什么有机会接触到, 现金及现金等价物;
- Knowledge of where cash or cash equivalent assets are 在任何时候; and
- 了解从现金处理流程开始到流程结束所发生的事情.
职责分离
- 确保两(2)名或以上的合格授权人员参与与收集有关的活动, 处理, 沉淀, 以及会计流程.
保安(物理及资讯)
- 确保参与处理现金和现金等价物的员工, 在任何时候, 免受身体伤害.
- 确保现金和现金等价物在任何时候都不会丢失或误用.
- 确保技术资源(i.e. 硬件和保密付款信息), 在任何时候, 不受损失, 腐败或对保密的妥协.
帐目核对
- 确保收集和报告的现金和现金等价物准确及时地存入SCSU授权的银行账户.
- 保证总账记录/交易的准确性.
Definitions
- “校园”一词被Definitions为SCSU校园或其他SCSU官方地点.
- 现金处理单位的职责分工大致如下:
- 主收银处:位于as123楼，收款直接存入SCSU银行账户. 执行收银工作是这个办公室的主要职能.
- 附属收银处:校园内的运作单位，收取的款项会存入主收银处. 卫星出纳处可代表主出纳处直接存入经批准的存款银行账户.
- 收到的付款类型——现金和现金等价物:
- 货币和硬币(“现金”):货币和硬币是最具流动性的资产，必须立即兑现, 在任何时候, 防止丢失或误用的.
- 现金等价物(支票、汇票、旅行支票、本票、保证支票)
- 自动结算所付款(ACH). ACH交易是电子支付指令).
- 电汇.
- 信用卡和借记卡.
- 找零基金用于提供固定数量的找零, 包括货币和硬币, 现金收款处.
出售入场券或活动门票
门票或活动门票的销售必须连续预先编号或以电子方式制作, 当售票员无法使用编号系统时. 所有门票销售必须平衡其产生的收入在每天的基础上. 在体育或其他赛事的入口处出售门票或个人物品, 收银设备可能并不总是存在, 也未发出收据. 出售门票或其他物品的校园部门必须制定适当的控制措施来保护门票, 包括使用预先编号的门票和收取现金，以确保售出的门票或物品的数量与销售门票或物品的预期收入相对应. 为了审计的目的，必须对这些控制进行审查和维护.
应定期完成“销售票据”与收到的现金和记入总账的金额的全面核算，以确保在销售点分配的资产正确地转换为现金，并确保现金存入出纳现金箱.
收货记录及协议
在不使用自动收银或销售点系统的情况下，应采用某种受控的会计方法来记录部门收到的付款. 当个人亲自付款时，应发出预先编号的收据. 本署应备存收据副本一份. 在营业时间内收取现金应予以指导, 如果可能的话, 到出纳处处理收据.
本署明白并同意遵守以下条款:
- 学生身份证将记录在每张支票或汇款单上(如适用).
- 两方支票不接受.
- 所有支票将立即背书或送到出纳办公室.
- 如果可能的话，存款将按日计算. 如果由于任何原因不能进行存款，存款将存放在保险箱或保险库中.
内部控制规则和安全
- 负责收款和收款的指定人员是唯一能够接触到所收款项的人.
- 批准部门退款的个人不能与收取款项的个人相同.
- 负责出纳记录和现金的指定人员必须确保资金妥善保管在保险柜或金库中. 部门领导应该在这个过程中提供帮助.
- 如果工作人员“不是”指定人员，则指定人员必须与出纳总数核实资金.
- 支票的托收不能为积累而保留.
- 没有保险柜或保险库的办公室必须将现金锁在有安全保障的文件柜或其他提供类似保管的机构中.
保障收据-一般
- 只有经授权的人员才能进入收银台.
- 安全组合、报警代码和办公室钥匙应限制在最少数量的员工中使用.
- 安全的组合, 警报代码和办公室钥匙应定期更换，特别是当办公室人员有上述出入时.
- 保管保管金库密码和防盗门钥匙的人员，应当保存日志. 说明人事变动，并包括变更组合的日期.
- 任何时候都不能进入金库. 指定人员以外的其他人员需要进入的, 必须有一名指定的员工陪同.e. 装甲快递服务，安全维修等.).
- 如有遗失或怀疑遗失现金或支票，应立即向学校主管人员报告
职责分离
内部控制系统的一个关键要素是职责分离. 在处理现金的各个领域，职责要尽可能分开. 任何时候都必须有适当的控制措施. 要有一个相互制衡的制度，让不同的人在适当的控制下执行任务. 现金项目处理, 记录和对账将分配给不同的人, 即使是那些有自动会计流程的机构. 另一个人将核实对帐和现金项目的存款. 当完全的职责分离是不可能的, 适当的部门主管或指定人员有责任仔细检查所有文件，以确保存入的金额包括所有已收取的款项.
指定职员负责现金收款
- 在开立一批(如适用)或收取收据前清点零钱.
- 每笔交易都应有唯一的预编号收据. 这些信息应予以保存和维护.
- 所有收到的款项都应附有证明文件，说明要记入的账户. 这些表格将由出纳办公室保存以备审计之用, 会计部门或内部/外部审计办公室.
- 所有的检查, 钱的订单, 旅行支票, 本票应立即背书(如可背书). 支票上应注明学生证号码或收据号码.
- 在工作日结束时清点所有款项和结余收入, 最好是在办公室不向公众开放的时候. 所有收到的现金/支票应保存在一个安全的现金抽屉里.
- 保留作废收据或倒转销售收据的副本.
- 当出纳离开他们的位置去吃午饭和休息时，必须锁好抽屉.
- 所有存款将每天准备和记录.
- 当收款交给主管或其他授权人员时，确保程序井然有序，移交责任.
- 所有人员有责任立即报告任何可疑情况, 对主管或办公室经理进行威胁或不安全的行为.
- 不要通过校园邮件寄钱.
- 在任何情况下都不允许有欠条.
- 有零钱/零用现金的部门, 必须至少执行内部计数, 每周一次，由主管或授权人员负责.
- 使用上锁或防篡改的寄存袋寄递及/或传送大额款项至出纳处存放.
部门的存款
各部门收到的所有款项必须不迟于下一个工作日送交出纳处处理.
- 程序-各部门将按下列程序处理付款:
- 支票必须在收到之日加盖背书章(如有)，以防丢失或被盗.
- 运行加法机磁带以获得检查总数和每批检查的次数.
- 总结存款上的 部门按金表(xlsx).
- 把这批货送到出纳处.
- 部门按金表格必须准备，并应包括以下资料(如适用):
- 存款总额
- 货币及硬币(如适用)
- 检查
- 各部门的账户号码和每个账户的金额
- 付款原因的简要说明, 过剩或短缺, 发票号码或其他源文件(如适用)
- 进行存款的个人姓名
- 说明该项目是应税销售还是非应税销售(如适用)
- 排序的货币, 支票及信用卡汇款单-存款应按下列方法存入:
- 货币应按面值分类.
- 支票、汇票、旅行支票和本票应按种类分类. 项目的总数和数量应包括一个加法机磁带, 由编制人草签并注明日期.
部门付款处理
检查每张支票上所写的信息，并特别注意以下几点:
- 书写金额必须与数字金额相同. 如果有差异, 从部门存款单总额中扣除金额，并在部门存款单背面提供的空白处解释存款差异.
- 合计检查(在添加机器磁带时运行两次，并保留磁带以备日终平衡)，并与部门提供的磁带总数进行比较.
- 输入交易作为部门存款. 确认部门的押金表，附上收据并与日常工作保持一致.
- 将收据的复印件寄给负责存款的部门.